Céges levélben általában egyeztetések, jegyzetek, árajánlatok, szerződések mennek.
Teljesen vegyes formátumban.
Sokszor több millió forintos árajánlat jön sok oldalnyi tartalommal simán az e-mail tartalmába másolva, gyakran pedig formázott, háttérrel ellátott word dokumentum tartalmaz egy sornyi információt (pl. köszönjük hamarosan válaszolunk).

Nyilván egyik sem praktikus, hiszen minek nyisson meg feleslegesen az ember egy szövegszerkesztőt ennyi információért, vagy hogyan kezeljen tisztességesen értelmezhetően sok tíz oldal tartalmat simán az e-mailben?
Az olyan extrém esetekről, amikor egy szöveges, gyakorlatilag táblázatot egyáltalán nem tartalmazó árajánlat Excel formátumban jön most nem is beszélek...

Word dokumentumok: a korrekt megjelenés ellenségei

A leggyakoribb talán még mindig az, hogy kapunk egy word dokumentumot e-mailben, aminek a tartalmával minden rendben van, a formátum pedig elég elterjedt, de nem szabad elfelejteni, hogy minden számítógépen, minden eltérő verzióban máshogy néz ki, máshogy van tördelve, tele van az aktuális helyesírási szótártól függő aláhúzásokkal, széteshetnek a táblázatok, elcsúszhatnak a képek...
Szóval lehet, hogy teljesen feleslegesen tölt el az ajánlatot adó órákat azzal, hogy meggyőző formátum legyen a végeredmény, ha a fogadó oldalon annyira mások a beállítások: a végeredmény borzalmas lesz.

Igényes és egységes megjelenés? PDF!

Éppen ezért érdemes az ajánlatokat, nagyobb dokumentumokat PDF-ben küldeni.
A pdf egységes, szépen formázható, jól nyomtatható, minden gépen ugyanúgy jelenik meg.

PDF-et többféle módon hozhatunk létre.

Néhány szövegszerkesztő (vagy éppen operációs rendszer) alapból nyújtja a lehetőséget, így ha például az ingyenes OpenOffice-t használjuk, tudunk ebben a formátumban is menteni.
Persze adja magát az Adobe Acrobat szoftver, amit ha feltelepítünk, ismét megkapjuk a pdf-be való mentés lehetőségét, de ez ugye fizetős megoldás.
De van számos apró (és gyakran ingyenes) segédprogram, ami csupán annyit csinál, hogy a .doc kiterjesztésből PDF-eket varázsol, akár ezekkel is érdemes próbálkozni.

PDF-et generálni tehát egyszerűen tudunk, de hogy lesz az szép?
Hogy lesz szép fejléc, háttér, vízjel a dokumentumunkban?
Hogy fog ugyanúgy kinézni, mint amikor a céges levélpapírra nyomtatunk (ugye az egységes arculat!)?

Szerencsére egyre többször jelennek meg ezek az igények, éppen ezért íme egy praktikus megoldás:

- készítsünk (készíttessünk a grafikussal) vektoros pdf hátteret, ami ugyanolyan, mint a nyomdai levélapapír (de takarékos annyira, hogy ha kinyomtatja partnerünk, nem fog örökre megutálni minket a sok színes háttér és logó miatt!)

- A hátteret ne a dokumentumba rakjuk, így mindegy, hogy pdf lesz a vége, vagy céges papírra ( pl. nyomdában előre legyártott cégpapírra) nyomtatjuk, nem kell vele szórakozni!

- Állítsuk be a dokumentumot úgy, hogy a margók megfeleljenek a céges papír igényének, így akár pdf hátteret rakunk rá utólag, akár előre gyártott papírra nyomtatjuk ki, szép lesz a végeredmény.

-Ha e-mailben akarunk dokumentumot küldeni, gyártsuk le a pdf-et és olvasszik össze a háttér pdf-el és csak ezt a pdf-et küldjük el e-mailben
Szintén tengeteg olyan apró program van, aminek gyakorlatilag más funkciója nincs, mint annyi, hogy két pdf-et összeolvassszon. Az egyik lesz a háttér a másik a tartalom.
De tökéletes megoldás az adobe Acrobat szoftver erre a feladatra is.

- Ha nyomtatni akarunk, akkor nyomtathatunk a dokumentumból is, de ha idegen gépen nyomtatunk jobban tesszük, ha szintén pdf-ből dolgozunk.


Így egyszerű lesz a dokumentumok tárolása és kezelése, hiszen a szerkesztő fájl mellett (.doc, .xls) meg lesz egy olyan fájl is, amit elküldtünk az ügyfélnek, és amit nem lehet (olyan egyszerűen) módosítani.
Ráadásul az ügyfél aki kapja, egy szép, egységes, felesleges formázó utasítások és helyesírási hibákat jelölő aláhúzásoktól mentes dokumentumot kap, ami tényleg kinéz valahogy.
Amin ráadásul nem tud csak úgy véletlenül módosítani, és ő is ugyanolyan oldalbeosztásban, darabolásban fogja tudni kinyomtatni, mint mi.

Ha ügyesen szerkesztjük a pdf-et (és az alap dokumentumot), a tartalomjegyzék akár linkként is működhet, amiért nagyon hálásak lesznek a munkatársak és a fogadó fél, ha a több 10 vagy éppen több száz oldalas dokumentumot küldünk.

Egyszerűbben nem lehetne?

Persze felmerül a kérdés, miért ilyen bonyolultan?
Miért ne rakjuk bele a fejlécet, vagy éppen a hátteret magába a dokumentumba, és azt nyomtassuk, vagy mentsük pdf-be? Hiszen így egy lépés kimaradhatna.

A hátterekkel és a fejlécekkel az a gond, hogy legtöbbször csak valami kép formátumot tudnak kezelni a szövegszerkesztők. JPG, BMP, TIFF esetleg PNG formátum áll rendelkezésünkre.
Ebből ha egy kicsi méretűt rakunk be, akkor nyomtatásba ronda lesz. Ha nagyot, akkor feleslegesen nagy lesz a fájlméret.
Tudom már végtelen méretű merevlemezek vannak általában, ezért nevetségesnek tűik ez az érv, de ha e-mailben küldünk, vagy éppen a fogadó félnek lassú a számítógépe, akkor még mindig fontos a fájlméret!

Az ideális megoldás az lenne, ha egy pdf fájlt, vagy más vektoros fájlt lehetne berakni magába a szöveg szerkesztő programba fejlécnek, vagy háttérnek, de ezt jellemzően nem tudják a szövegszerkesztő programok.
Így, ha monitoron és nyomtatásban is szépen megjelenő, kis méretű dokumentumokat szeretnénk, marad ez a menetrend:

1. szövegszerkesztés
2. mentés pdf-be
3. szöveg pdf és a háttér pdf összeolvasztása

Ha így készítjük céges dokumentumainkat, partnerünk látni fogja, hogy igényes céggel áll szemben, és ha éppen olyanja van, hogy az ajánlat megjelenése is számít neki, akkor biztos a jó kupacba fog kerülni az anyagunk.